Tổ chức team Building

Tổ chức team building luôn là giải pháp hiệu quả khi muốn các thành viên trong công ty gắn kết và phát triển các kỹ năng với nhau. Tuy nhiên để tự bản thân tổ chức sẽ rất vất vả nếu như bạn chưa có kinh nghiệm ở lĩnh vực này. Vậy chúng tôi giới thiệu đến bạn bài viết Quy trình tổ chức team building cho công ty chuyên nghiệp. Cùng tham khảo ở dưới đây nhé!

Tại sao doanh nghiệp nên tổ chức team building định kỳ?

Việc tổ chức team building cho công ty sẽ được diễn ra 1 – 2 lần mỗi năm. Bạn có thể kết hợp du lịch nghỉ dưỡng cùng team building cũng là một lựa chọn hoàn hảo. Chình vì vậy, việc tổ chức team building cho công ty sẽ mang lại nhiều mục đích quan trọng như:

1. Xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên

Team building giúp tăng cường sự gắn kết và tương tác tích cực giữa các thành viên trong công ty. Từ đó tạo ra cơ hội để mọi người tìm hiểu lẫn nhau rõ hơn, dễ dàng hợp tác giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.

2. Phát triển kỹ năng cá nhân, đội nhóm

Các hoạt động trong team building thường giúp các thành viên bộc lộ phát triển các kỹ năng của bản thân. Ví dụ như kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp,… hay xử lý tình huống. Đồng thời là cơ hội cho mọi người được rèn luyện thể lực, tính kiên nhẫn.

3. Nâng cao tinh thần làm việc

Việc tổ chức team building còn giúp tạo ra không khí tích cực, động viên tinh thần cho nhân viên. Điều này giúp họ cảm thấy thoải mái, tự tin và hăng hái làm việc hàng ngày hơn.

4. Trải nghiệm những điều mới mẻ

Thông thường, các công ty sẽ tổ chức team building kết hợp cùng du lịch nghỉ dưỡng. Do đó, các nhân viên có cơ hội được trải nghiệm, tham quan những địa điểm mới. Việc này làm tăng sự phấn kích, hào hứng cho mọi người.

5. Xây dựng văn hóa công ty 

Việc tổ chức team building giúp củng cố, phát triển văn hóa tổ chức công ty. Đồng thời, giúp nhân viên cảm nhận được thông điệp ý nghĩa cũng như giá trị cốt lõi của công ty mình đang làm.

Các loại hình thức tổ chức sự kiện team building

Team building có rất nhiều hình thức khác nhau, tùy vào mục tiêu của công ty mà bạn có thể lựa chọn cho phù hợp. Dưới đây là 3 hình thức team building phổ biến nhất:

1. Team building trong nhà

Team building trong nhà là các trò chơi, hoạt động gắn kết lẫn nhau được tổ chức trong nhà – nơi không cần quá nhiều dụng cụ chơi game. Không gian tổ chức có thể là phòng họp, hội nghỉ hay trong văn phòng làm việc có diện tích đủ với quy mô người chơi. Việc tổ chức team building trong nhà giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể.

Ưu điểm: 

• Tiết kiệm chi phí.
• Khắc phục được vấn đề thời tiết.
• Kiểm soát được sự cố, rủi ro nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.

Nhược điểm:

• Giới hạn các trò chơi.
• Cảm giác không gian hơi bị bó hẹp.
• Không có tính trải nghiệm địa điểm du lịch, tham quan.

2. Team building ngoài trời

Team building ngoài trời được tổ chức tại các không gian mở như: bãi biển, công viên, khu du lịch,… hay các bãi cỏ rộng. Các hoạt động trong team building ngoài trời đa dạng và phong phú hơn so với team building trong nhà. Ngoài ra, tổ chức các hoạt động tập thể ở ngoài trời giúp người tham gia được vui vẻ, hào hứng hơn.

Ưu điểm:

• Hoạt động trò chơi đa dạng, sáng tạo hơn.
• Có nhiều kịch bản độc đáo để áp dụng.
• Phù hợp với mọi ngân sách của khách hàng đưa ra.
• Kết hợp du lịch nghỉ dưỡng, trải nghiệm cho nhân viên.

Nhược điểm: 

• Những yêu cầu phức tạp hơn như sử dụng đồ game lớn sẽ có chi phí cao.
• Chuẩn bị kịch bản một cách kỹ lưỡng.
• Khó khắc phục vấn đề thời tiết, ngoại cảnh.

3. Team building theo chủ đề

Team building theo chủ đề là các hoạt động gắn kết tinh thần đồng đội theo một concept, chủ đề rõ ràng. Ví dụ như tổ chức team building quân đội, team building amazing race hay team building học sinh. Với hình thức này, bạn được trải nghiệm những thử thách thú vị theo chủ đề đã có. Ngoài ra, dễ dàng hơn trong việc lựa chọn kịch bản độc đáo, sáng tạo vì đã có chủ đề cụ thể.

Ưu điểm:

• Có chủ đề cụ thể để tham gia
• Trải nghiệm nhiều thử thách, trò chơi hấp dẫn phù hợp với concept sự kiện.

Nhược điểm:

• Chi phí có thể cao hơn so với những hình thức khác.
• Có thể rủi ro những vấn đề không đáng có xảy ra.

Quy trình tổ chức team building cho công ty chuyên nghiệp

Bước 1: Trao đổi thông tin

Khi khách hàng bắt đầu có nhu cầu tổ chức chương trình team building cho công ty, đoàn thể của doanh nghiệp thì họ sẽ tìm đến các đơn vị chuyên tổ chức team building cho công ty. Và việc đầu tiên của chúng ta đó chính là khai thác được càng nhiều thông tin từ khách hàng càng tốt. Một số thông tin mà bạn bắt buộc phải nắm được của khách hàng như:

• Quy mô chương trình, số lượng thành viên tham gia
• Thời gian tổ chức
• Thời lượng tổ chức
• Địa điểm tổ chức
• Concept chương trình
• Chủ đề chương trình
• Mục đích hướng tới trong chương trình

Bước 2: Khảo sát địa điểm

Sau khi bạn nắm được các thông tin về đoàn của khách. Bước tiếp theo cần làm đó chính là lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức sự kiện team building thường ưu tiên những địa điểm ngoài trời, có khuôn viên rộng rãi, thích hợp để tổ chức các trò chơi mang tính hoạt động nhiều. Bạn nên lưu ý chọn các địa điểm sân cỏ hoặc sân cát nếu trong chương trình có các trò chơi đòi hỏi sự lăn xả nhiều.
Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng cần đảm bảo một số yếu tố như sau:

• Khoảng cách và thời gian di chuyển
• Sức chứa của địa điểm tổ chức
• Cảnh quan xung quanh
• Các dịch vụ đi kèm như: bãi đỗ xe, dịch vụ sử dụng điện, WC,…

Nếu đã chọn được địa điểm phù hợp, việc khảo sát thực tế là cần thiết, trừ khi đó là nơi bạn đã quen thuộc. Với địa điểm mới, khảo sát giúp phát hiện những hạn chế không thể thấy qua ảnh hoặc video, từ đó đánh giá chính xác hơn và chuẩn bị phương án xử lý hiệu quả.

Bước 3: Lên ý tưởng chương trình

Sau khi đã khảo sát và nắm rõ được các thông tin về chương trình cũng như địa điểm tổ chức, việc tiếp theo cần làm đó chính là lên ý tưởng cho chương trình team building. Ý tưởng chương trình phụ thuộc khá nhiều vào mục đích mà khách hàng muốn hướng tới. Bên cạnh đó, nó cũng phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty.

Bạn sẽ phải cùng khách hàng trao đổi thật chi tiết và cụ thể về vấn đề lên ý tưởng và lựa chọn concept cho chương trình bởi yếu tố này sẽ ảnh hưởng xuyên suốt cả chương trình.

Bước 4: Xây dựng kịch bản, proposal, dự trù ngân sách

Sau khi có được ý tưởng sơ bộ và concept hướng tới của chương trình team building, chúng ta sẽ bắt đầu đi vào xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình. Thường kịch bản của một chương trình team building sẽ gồm có 3 phần chính:

• Phần khởi động: tại phần khởi động sẽ diễn ra các hoạt động như tập trung, chia đội hình, chọn đội trưởng, khởi động, xếp chữ chụp flycam
• Phần nội dung chính: Các thành viên sẽ cùng nhau vượt qua 4 thử thách chính trong chương trình team building
• Phần tổng kết: tại phần này, MC sẽ công bố số điểm, trao thưởng cho đội chiến thắng, mời các đội lên chia sẻ cảm nghĩ và chụp hình lưu niệm.

Đi cùng với kịch bản chương trình đó chính là bảng dự trù ngân sách.Bảng này thường được thể hiện theo hình thức bảng excel. Tại đây sẽ liệt kê một cách đầy đủ và chi tiết nhất các hạng mục có trong chương trình, bao gồm các thông tin về giá cả, số lượng, màu sắc, chất liệu, kích thước,… Bảng dự trù này sẽ cho người nhìn hình dung được những gì sẽ có trong chương trình và mức chi trả cho mỗi hạng mục là bao nhiêu.

Bước 5: Sửa kịch bản

Sau khi hoàn thành kịch bản và báo giá chương trình, sale sẽ gửi cho khách hàng trong thời gian sớm nhất. Khách hàng nhận được kịch bản và báo giá sẽ cùng nhau ngồi phân tích và nhận xét về chương trình xem có hoạt động nào là chưa phù hợp, hạng mục nào chi phí còn cao,… sau đó phản hồi lại sale phụ trách. Sale sẽ từ những lời nhận xét đó mà chỉnh sửa lại kịch bản sao cho thật phù hợp và gửi lại cho khách hàng một hoặc nhiều lần cho đến khi khách hàng hoàn toàn ưng ý.

Bước 6: Chốt kịch bản, ký hợp đồng

Khi khách hàng đã hoàn toàn ưng ý với kịch bản và báo giá, hai bên sẽ tiến hành chốt kịch bản và ký kết hợp đồng. Sale sẽ soạn 02 bản hợp đồng bao gồm các phụ lục là kịch bản và báo giá để gửi cho khách hàng. Hai bên cùng nhau thảo luận và đưa ra những quyền lợi đảm bảo nhất cho nhau.

Bước 7: Thủ tục đặt cọc

Hoàn tất thủ tục ký kết hợp đồng, phí đơn vị khách hàng sẽ tiến hành đặt cọc theo số tiền đã được thống nhất trong hợp đồng.

Bước 8: Thi công, set-up chương trình